Il prodotto
SmartEvent è organizzato ad aree. Si parte da quelle che servono e si aggiungono le altre quando l'attività cresce. Sono tutte collegate alle stesse anagrafiche, alle stesse commesse e alla stessa contabilità: è il motivo per cui un dato si inserisce una volta sola.
Chi partecipa
Un evento mette insieme persone con ruoli diversi, e ognuna ha bisogno di dati diversi. Tenerle in elenchi separati è quello che poi costringe a incrociare fogli la settimana dopo.
🎟️PartecipantiDati di contatto, dati fiscali e — per gli eventi ECM — i dati Agenas. Ognuno ha il suo QR e lo storico degli eventi a cui ha preso parte.
🎤Relatori e docentiAnagrafiche dedicate, con il ruolo che hanno in ciascun evento. Anche per loro dati Agenas e QR per la registrazione delle presenze.
🤝Clienti e sponsorOgnuno collegato alle commesse che vi ha affidato, e ogni commessa a uno o più eventi.
🚚FornitoriLocation, catering, service: chi vi fornisce cosa e quanto costa.
👷PersonaleChi lavora sugli eventi, con documenti e budget delle ore.
🎓Competenze e requisitiChi sa fare cosa e chi ha i requisiti per farlo, quando un incarico li richiede.
L'evento
Dall'apertura della commessa alla chiusura dei conti, l'evento è una cosa sola: se le informazioni nascono attaccate a lui, alla fine non c'è niente da ricostruire.
📅EventiTitolo, cliente, commessa, date, valore, link al sito dell’evento, tipologia formativa — residenziale, FAD, sul campo o blended — e se è accreditato ECM.
✅Checklist eventiLe cose da fare prima, durante e dopo, spuntate sull'evento invece che su un foglio appeso in ufficio.
📑Commesse e contrattiQuello che il cliente vi ha affidato, con dentro gli eventi che lo compongono.
🧰Altri serviziQuello che fate oltre agli eventi, gestito e contabilizzato allo stesso modo.
🗓️Calendario e verifica mensileCalendario generale, tabella degli eventi e controllo mese per mese di ore e impegni.
📦Mezzi, attrezzature e articoliCosa avete, dove sta, a quale evento è assegnato e cosa va rinnovato prima che scada.
Il giorno dell'eventoBadging: si scansiona, non si firma
L'app SmartEvent, su App Store e Google Play, registra entrate e uscite dei partecipanti con un QR. Le scansioni arrivano alla piattaforma, che calcola il tempo effettivo in sala — e che a sua volta è collegata a
SalaVirtuale per la parte formativa online. Serve uno smartphone per varco, niente hardware dedicato.
Eventi ECM
I conti
Gli eventi non sono solo organizzazione: sono anche soldi. È la parte che di solito resta fuori dai gestionali per eventi, e che poi obbliga a ricostruire tutto in un foglio di calcolo quando lo sponsor chiede conto.
📗ContabilitàPrima nota, registrazioni, mastrino contabile e stampa dei partitari, con attribuzione ai centri di costo.
💶Incassi, pagamenti e IVAScadenzario di quello che entra e che esce, ritenute d'acconto, liquidazione IVA con lo storico.
🧾VenditePreventivi, fatture e note di credito, generati da dove nascono i dati.
📥AcquistiFatture e note di credito passive, con la gestione delle fatture elettroniche.
🧻Scontrini e note speseChi è in trasferta carica lo scontrino dal telefono, il riepilogo mensile si forma da solo e la contabilità lo ritrova già ordinato.
📘BilanciBilancio di verifica, stato patrimoniale e conto economico, bilancio in formato XBRL.
Documenti e comunicazioni
🗄️Archivio documentiI file che arrivano da fuori, collegati alla persona, al cliente o all'evento giusto.
📝Documenti prodottiContratti e lettere generati dalla piattaforma sui dati che ha già: il modello si scrive una volta, il testo e il PDF li fa lei.
✉️Comunicazioni via emailLa posta dell'ente collegata alla piattaforma e i messaggi costruiti da template, con la verifica che l'invio sia partito.
Quali aree vi servono?
Dipende da quanti eventi fate e se siete provider ECM. Il modo più rapido per scoprirlo è vederlo insieme: scriveteci e programmiamo una demo.
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